Kişisel Verilerin Korunması — Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Özel Seydişehir Bilgim Özel Eğitim Kursu
Adres: Alaylar Bir Mah. No:35A Seydişehir / Konya
Telefon: 0332 582 0092 / 0505 478 8631
Vergi dairesi / no: Seydişehir V.D. 61444044142

2. İşlenen kişisel veriler

Kurumumuzun sunduğu eğitim, rehberlik, ölçme-değerlendirme, iletişim ve idari hizmetler kapsamında, hizmetin gerektirdiği ölçüde şu veriler işlenir:

• Kimlik: ad-soyad, T.C. kimlik no, doğum tarihi, cinsiyet, öğrenci ve veli kimlik bilgileri.
• İletişim: telefon, e-posta, adres; SMS ve bildirim kayıtları.
• Görsel veriler (fotoğraf): öğrenci ve personelin sisteme yüklenen vesikalık/profil fotoğrafı; kurum etkinliklerinde çekilen fotoğraf ve görüntüler.
• Eğitim ve öğrenci işlemleri: okul ve sınıf bilgisi, ders programı, yoklama ve devamsızlık, ders iptal/telafi kayıtları, ödev ve çalışma takibi, kazanım ve konu ilerlemesi, deneme ve sınav sonuçları, oturma düzeni, değerlendirme ve başarı verileri.
• Mesajlaşma ve ödev içerikleri: sistem içi kişi ve grup mesajları (metin, fotoğraf ve belge ekleri), mesaj şikâyetleri ve kısıtlama kayıtları; ödev teslimleri (öğrencinin yüklediği fotoğraf/dosya ve notları), öğretmen onay ve değerlendirmeleri. Öğrenci ve veli aynı kullanıcı hesabını kullanır; öğrenci hesabından yapılan işlemler bu hesabı kullanan öğrenci/veli tarafından yapılmış sayılır.
• Sosyal akış içerikleri: kurum içi akışta paylaşılan gönderiler (metin, fotoğraf, YouTube/Instagram bağlantısı), yorumlar, tepkiler, takip tercihleri ve şikâyet kayıtları. Fotoğraflarda öğrenci veya personelin görüntüsü yer alabilir.
• Rehberlik: görüşme kayıtları ve notları, ihtiyaç ve yönlendirme bilgileri (özel nitelikli veri içerebilir).
• Finans: eğitim ücreti, taksit planı, tahsilat, borç, makbuz ve ödeme kayıtları.
• Personel: kimlik, iletişim, görev, ders, izin, devam ve ücret/bordro kayıtları.
• İşlem güvenliği: giriş ve işlem kayıtları (denetim kaydı), oturum bilgileri.
• Gelecekte eklenecek veriler: sistemimize eklenecek yeni modül, hizmet ve özellikler kapsamında işlenecek verilerin türleri, bu metnin güncellenmesiyle duyurulur (bkz. 9. bölüm).

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Eğitim hizmetinin sunulması; kayıt, ders programı, yoklama, sınav, ödev ve gelişim takibi — sözleşmenin kurulması/ifası (KVKK m.5/2-c).
• Ücret, taksit ve tahsilat takibi; yasal defter, belge ve bordro yükümlülükleri — sözleşme ve hukuki yükümlülük (m.5/2-c, m.5/2-ç).
• Veli/öğrenci bilgilendirmeleri, sınav sonuçlarının ve devamsızlığın paylaşılması, SMS ve bildirimler — sözleşme ve meşru menfaat (m.5/2-c, m.5/2-f).
• Sistem içi mesajlaşma ve sınıf grupları: öğretmen, öğrenci/veli, rehber ve yönetim arasındaki eğitim amaçlı iletişimin yürütülmesi — sözleşme ve meşru menfaat (m.5/2-c, m.5/2-f). Öğrenciler arası mesajlaşma kurumun tercihine göre kapalı olabilir.
• Sosyal akış: kurum duyurularının, etkinlik ve çalışmaların kurum içi kullanıcılarla paylaşılması — meşru menfaat ve sözleşme (m.5/2-f, m.5/2-c). Gönderiler yalnızca seçilen kitleye (tüm kurum, kademe veya sınıf) gösterilir; öğrencilerin paylaşımı kurum tarafından açıldığında yayından önce öğretmen/yönetim onayına tabidir. Öğrenci veya personelin yer aldığı fotoğrafların kurum dışında (web sitesi, sosyal medya, afiş) kullanılması ayrıca açık rıza gerektirir (m.5/1). Video bağlantıları YouTube/Instagram gibi üçüncü taraf sitelerde açılır; bu sitelerin kendi gizlilik politikaları geçerlidir ve sistem bu bağlantılar için kullanıcı verisi aktarmaz.
• Denetimli inceleme (gözetim): Kurum, çocukların ve çalışanların güvenliği ile kural ihlali veya şikâyet halinde olayın aydınlatılması için, ancak yetkili ana yöneticinin yazılı gerekçesiyle ve kayıt altına alınarak mesaj içeriklerini inceleyebilir — meşru menfaat ve hukuki yükümlülük (m.5/2-f, m.5/2-ç). Bu özellik varsayılan olarak kapalıdır; açıldığında mesaj ekranında kullanıcılara ayrıca bilgi verilir.
• Fotoğraf: öğrenci ve personelin doğru kişiyle eşleştirilmesi, kimlik doğrulama ve kurum içi tanıma — sözleşme ve meşru menfaat (m.5/2-c, m.5/2-f). Fotoğrafların web sitesi, sosyal medya, afiş, broşür gibi kurum dışı tanıtım amacıyla kullanılması ayrıca açık rıza gerektirir (m.5/1); reşit olmayanlarda rıza veli/vasiden alınır. Rıza verilmemesi, eğitim hizmetinden yararlanmaya engel değildir.
• Rehberlik hizmeti — veli/öğrencinin talebi doğrultusunda; sağlık, psikolojik durum gibi özel nitelikli veriler gerekiyorsa açık rıza alınır (m.6).
• Personel işlemleri: iş ve ücret ilişkisinin yürütülmesi, görev ve ders planlaması — sözleşme ve hukuki yükümlülük.
• Bilgi güvenliği, denetim ve izlenebilirlik (erişim kayıtları), hizmet kalitesinin ve sistemin geliştirilmesi — meşru menfaat.
• Yeni hizmet veya özellik eklendiğinde ilgili amaç ve hukuki sebep, bu metnin güncellenmesiyle duyurulur.

4. Aktarım

Veriler; yasal zorunluluk halinde yetkili kamu kurumlarına (örn. Millî Eğitim Bakanlığı, vergi ve sosyal güvenlik kurumları), mali müşavire, SMS hizmet sağlayıcısına ve barındırma/yedekleme sağlayıcısına, yalnızca amaçla sınırlı olarak ve gerekli güvenlik önlemleriyle aktarılabilir. Fotoğraf ve görüntüler, açık rıza olmadıkça kurum dışında paylaşılmaz veya yayımlanmaz. Yurt dışına aktarım gerekirse KVKK m.9 şartları aranır.

5. Saklama süresi

Veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre ve işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Ticari defter, fatura, ücret ve tahsilat belgeleri ile bunlara dayanak kayıtlar 10 yıl; diğer kişisel veriler (öğrenci, veli ve personel kayıtları, devamsızlık, sınav ve rehberlik kayıtları, erişim kayıtları vb.) hizmet ilişkisinin sona ermesinden itibaren 5 yıl saklanır. Fotoğraflar, ilişki sona erdiğinde veya talep üzerine silinir. Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Sosyal akış: gönderiler (fotoğraf ve yorumlarıyla) kurumun seçimine göre süresiz, her eğitim yılı sonunda (1 Eylül) ya da 1 yıl sonra silinir; içerik şikâyet edilirse yönetim kaydında ayrıca bir kopyası tutulur.

Mesaj ve ödev verileri: mesaj metinleri varsayılan olarak 2 yıl, mesajlara ve ödev tesliminde yüklenen fotoğraf/dosyalar varsayılan olarak 60 gün sonra sistemden silinir (kurum bu süreleri kısaltabilir ya da uzatabilir; silinmeden önce kullanıcıya süre bilgisi gösterilir). Şikâyet edilen mesajlar, şikâyetin sonuçlanması için yönetim kaydında ayrıca kopya olarak tutulur.

6. Haklarınız (KVKK m.11)

Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltme, silme/yok etme, aktarım yapılan kişileri öğrenme, itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Fotoğraf rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Başvurularınızı kurum adresine yazılı olarak (Alaylar Bir Mah. No:35A Seydişehir / Konya), iletişim sayfasındaki form aracılığıyla ya da 0332 582 0092 / 0505 478 8631 numaralı telefonlarımızdan bize ulaşarak iletebilirsiniz. Öğrenci verilerinin dışa aktarımı yönetim panelinden yapılabilir.

7. Güvenlik önlemleri

Rol bazlı yetkilendirme, T.C. kimlik numarasının listelerde maskelenmesi, fotoğrafların yalnızca yetkili oturumlara gösterilmesi, işlem/erişim kayıtları, oturum zaman aşımı, finansal bilgilerin yalnızca yetkili yöneticilere gösterilmesi, rehberlik özel notlarının yalnızca rehber öğretmen ve yetkili yöneticiye gösterilmesi, HTTPS, parolaların hash'lenmesi, yedekleme ve sunucu güvenliği uygulanır. Mesajlarda kimin kime yazabileceği rol, sınıf ve kademe kurallarıyla sunucuda denetlenir; mesaj incelemesi (gözetim) yalnızca ana yöneticilerden yazılı olarak seçilen tek kişi tarafından, her seferinde gerekçe yazılarak yapılır, denetim kaydına işlenir ve diğer ana yöneticilere bildirilir; gözetimin açılıp kapatılması da tüm ana yöneticilere bildirilir.

8. Çerezler

Sitemiz yalnızca giriş oturumunu sürdürmek için zorunlu bir çerez (oturum çerezi) kullanır; reklam, analiz veya izleme amaçlı çerez kullanmaz ve üçüncü taraf izleme araçları içermez. Bu çerez tarayıcı kapatıldığında silinir; hareketsiz kalan oturum en geç 8 saat sonra sunucuda da sona erer. Panelin çalışması için gerekli bazı tercihler tarayıcınızın yerel belleğinde saklanabilir; bunları tarayıcı ayarlarından silebilirsiniz. Zorunlu çerezler için onay alınmaz; ileride zorunlu olmayan bir çerez kullanılırsa önceden bilgilendirme yapılır ve onayınız istenir.

9. Metnin güncellenmesi ve yeni özellikler

Sistemimize yeni modül, hizmet veya özellik eklendiğinde, ya da mevzuat değiştiğinde bu metin güncellenir. Verilerin türünü, amacını veya aktarım şeklini önemli ölçüde değiştiren güncellemelerde metnin sürümü yenilenir ve kullanıcılardan yeniden okuyup onaylamaları istenir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır.